Door oude dossiers en actuele gedrukte documenten gecentraliseerd te scannen kunnen overheidsinstellingen deze moeiteloos digitaliseren en in elektronische vorm te delen. Daarnaast laten eenmaal gescande documenten zich effici�nter archiveren en beheren. Wanneer er gerelateerd materiaal of nieuwe documenten worden gemaakt, moeten deze aan het elektronische document worden toegevoegd via gecentraliseerd scannen. Dit proces en de bijbehorende infrastructuur zijn kostbaar en ineffici�nt. Daarom heeft Lexmark zijn intelligente multifunctionele printers uitgerust met een functie voor gedistribueerd scannen. Op die manier kunnen gedrukte documenten en gegevens als onderdeel van de reguliere documentstromen worden gedigitaliseerd. Daarbij kunnen deze nieuwe documenten worden samengevoegd in de map met het bestaande elektronische dossier.
Gedistribueerd scannen biedt de volgende voordelen:
- Lagere exploitatiekosten
- Snellere toegang tot gescande informatie in de hele organisatie
- Geen verzending van te scannen documenten meer, dus ook geen kosten
- Lagere afdrukkosten in de hele organisatie
- Minder printers nodig
- Verbeterde nauwkeurigheid van metagegevens
Beveiliging van informatie
